Was passt in 30 Minuten? Aufgaben ehrlich schätzen

Das Meeting endet früher als geplant. Bis zum nächsten Termin bleiben 30 Minuten. Du öffnest Deine Liste und siehst 40 offene Aufgaben: die Steuererklärung, ein Telefonat mit der Versicherung, eine Rückmeldung an die Kollegin, das Velo-Schloss bestellen. Welche davon schaffst Du jetzt? Meistens rätst Du, fängst die falsche an und lässt sie halb fertig liegen. Oder Du beantwortest Mails, weil das immer geht.

Die Frage «Was passt in 30 Minuten?» ist einfach, aber eine normale Aufgabenliste beantwortet sie nicht. Dafür fehlt eine Angabe: wie lange eine Aufgabe ungefähr dauert.

Warum eine Schätzung mehr hilft als eine Uhrzeit

Viele Listen kennen ein Datum und eine Uhrzeit. Das hilft bei Terminen, aber kaum bei kurzen Lücken. Wer jeder Aufgabe einen festen Platz im Kalender gibt, plant den Tag zu und verschiebt ihn beim ersten Anruf wieder.

Eine Schätzung ist leichter. Sie sagt nicht, wann Du etwas tust, sondern nur, wie viel Zeit es braucht. «Versicherung anrufen, etwa 15 Minuten» passt in jede Lücke dieser Grösse, egal ob sie um 10 Uhr oder um 16 Uhr kommt. Damit wird aus einer langen Liste eine Auswahl: alles, was in die Zeit passt, die Du gerade hast.

Ehrlich schätzen, ohne Aufwand

Eine Schätzung muss nicht genau sein. Sie soll nur die Grössenordnung treffen. Drei Regeln reichen:

• Runde auf. Kleine Aufgaben brauchen fast immer länger als gedacht: das Dokument suchen, das Login, die Rückfrage. Aus «fünf Minuten» werden besser 15.
• Denk in Stufen. 15 Minuten, 30 Minuten, eine Stunde, mehr. Feinere Werte kosten Zeit und bringen wenig.
• Teile, was grösser ist. Wer «Steuererklärung, 4 Stunden» liest, fängt in einer Lücke nie an. «Belege der Krankenkasse sammeln, 30 Minuten» dagegen schon.

Nach ein, zwei Wochen merkst Du, wo Du regelmässig danebenliegst, und schätzt von selbst besser.

Kleine Aufgaben bündeln

Die meisten Listen enthalten viele Aufgaben von 10 bis 15 Minuten: einen Termin bestätigen, eine Rechnung zahlen, eine kurze Antwort schreiben. Einzeln gehen sie unter, zusammen füllen sie eine Lücke gut. Mit Schätzungen kannst Du sie gezielt herausfiltern und eine nach der anderen abhaken, statt zwischen grossen und kleinen Aufgaben hin und her zu springen.

Die Summe zeigt, was Dein Tag braucht

Die zweite Frage ist die umgekehrte: Passt das, was ich mir vorgenommen habe, überhaupt in den Tag? Wenn jede Aufgabe eine Schätzung hat, reicht ein Blick auf die Summe. Stehen für heute sieben Stunden auf der Liste und Du hast drei Stunden ohne Termine, weisst Du am Morgen, was warten muss, nicht erst am Abend.

Dasselbe gilt für die Woche oder einen Filter: Wie viel ist im Projekt noch offen, wie viel in allem, was diese Woche fällig ist? Erledigte Aufgaben sollten dabei nicht mitzählen, sonst wird die Summe mit jedem Häkchen falsch.

So geht es in tasks

In tasks hat jede Aufgabe eine optionale Schätzung, von einer Minute bis 24 Stunden.

• Beim Erfassen: Schreib ~30m, ~1h oder ~1h30 in die Zeile, etwa Versicherung anrufen $privat morgen ~15m. Die Schnelleingabe erkennt die Schätzung wie Datum und Arbeitsbereich.
• In der Aufgabe: Wähl eine Vorgabe von 15 Minuten bis 4 Stunden oder gib eine andere Dauer ein. Die Zeile zeigt die Schätzung dann kurz, etwa ~45m.
• Summen: «Heute» und «Demnächst» zählen die Schätzungen der offenen Aufgaben zusammen, die Du gerade siehst. Die Liste zeigt die offene Summe über alles, was Dein Filter trifft. Erledigte und abgebrochene Aufgaben zählen nie mit.
• Filtern und sortieren: Die Liste filtert unter «Schätzung» nach Spannen wie «Bis 15m», «Bis 30m» oder «Über 1h» oder nach Aufgaben ohne Schätzung. Unter «Reihenfolge» stehen «Kürzeste zuerst» und «Längste zuerst».

Im Terminal geht das mit tsk: tsk ls --estimate-max 30m listet alles bis 30 Minuten, --sort estimate-asc die kürzesten zuerst, und tsk edit 1234 --estimate 1h30 setzt eine Schätzung nachträglich.

Mit einem KI-Assistenten über MCP kannst Du einfach fragen: «Ich habe 45 Minuten bis zum Call, such mir aus, was passt.» Der Assistent liest Deine Aufgaben für heute mit ihren Schätzungen, filtert auf höchstens 45 Minuten und schlägt Dir eine Reihenfolge vor. Fehlt eine Schätzung, kann er sie auf Deinen Wunsch setzen.

Was es nicht ist

Die Schätzung ist eine Zahl in Minuten, mehr nicht. Es gibt keine Story Points, keine Sprints und keine Kapazität pro Person oder Team, und Unteraufgaben werden nicht in die übergeordnete Aufgabe hochgerechnet. Das ist Absicht: Wer im Alltag wissen will, was in eine halbe Stunde passt, braucht keinen Planungsprozess.

Fazit

Eine Uhrzeit sagt, wann. Eine Schätzung sagt, wie lange, und genau das fehlt, wenn plötzlich 30 Minuten frei werden. Schätz grob, runde auf, teil Grosses in Stücke, und lass Dir die Summe zeigen. Wie das in tasks im Detail funktioniert, steht in den häufigen Fragen.