Wie wird aus einer E-Mail eine Aufgabe?

Du legst für einen Arbeitsbereich eine persönliche Adresse an und leitest Mails an sie weiter. Der Betreff wird zur Aufgabe und versteht dieselbe Schnelleingabe wie die App, etwa morgen oder!p1. Der Text der Mail landet in der Beschreibung; wie viel davon, stellst Du pro Adresse ein. Eine Bestätigung mit der Nummer der Aufgabe und einem Link kommt zurück. Aufgaben entstehen nur aus Mails von Absendern, die Du freigegeben hast und deren Absender die Prüfung per DMARC besteht. Alles andere landet in der Quarantäne. Eine Adresse kannst Du jederzeit erneuern oder widerrufen.

Aufgaben per E-Mail einrichten

Jeder Arbeitsbereich hat eigene Erfassungsadressen. Leitest Du eine Mail an eine davon weiter, wird sie zu einer Aufgabe in diesem Arbeitsbereich: der Betreff zum Titel, der Text zur Beschreibung. So landet die Rechnung im Arbeitsbereich Familie und die Kundenanfrage im Arbeitsbereich der Firma.

1. Adresse anlegen

Öffne tasks und dann den Arbeitsbereich, in dem die Aufgaben landen sollen.
Wähle E-Mail-Erfassung und dann Neue Adresse.
Gib ihr einen Namen, zum Beispiel Weiterleiten vom Handy. Damit hältst Du mehrere Adressen auseinander.
Wähle, wie viel vom Text der E-Mail in die Beschreibung kommt: der ganze Text, nur der Anfang oder kein Text, nur Absender und Datum.
Wähle bei Antwort per E-Mail, wann tasks Dir antwortet: nach jeder E-Mail, nur wenn aus einer E-Mail keine Aufgabe wurde, oder nie.

2. Absender freigeben

Unter Erlaubte Absender trägst Du ein, wer Aufgaben anlegen darf, höchstens 20 Einträge:

eine Adresse wie ada@example.com
eine ganze Domain wie @example.com

Bleibt die Liste leer, nimmt tasks nur Mails von der Adresse Deines Kontos an. Für das Weiterleiten aus dem eigenen Postfach reicht das meistens.

Zusätzlich muss jede Mail die DMARC-Prüfung bestehen. Das tun Mails von Gmail, Outlook, iCloud und den meisten Firmen-Postfächern. Eine gefälschte Absenderadresse legt so keine Aufgabe an.

3. Adresse speichern

Wähle Adresse anlegen. tasks zeigt die neue Adresse jetzt ganz an, danach nur noch gekürzt. Sie sieht so aus:

familie-…@in.tasks.squibble.ch

Kopiere sie und speichere sie in Deinen Kontakten, zum Beispiel als tasks Familie. Dann reicht beim Weiterleiten das Wort «tasks» im Empfängerfeld.

4. Mail weiterleiten

Leite eine Mail an die Adresse weiter. Den Betreff liest tasks mit der Schnelleingabe:

WG: Offerte prüfen morgen !p1 #kunde

wird zur Aufgabe «Offerte prüfen», fällig morgen, Priorität 1, Schlagwort «kunde».

WG:, AW:, Fwd: und Re: am Anfang fallen weg, auch mehrere hintereinander.
Ein $arbeitsbereich im Betreff zählt nicht: Die Adresse bestimmt den Arbeitsbereich.
Ein @name weist die Aufgabe diesem Mitglied des Arbeitsbereichs zu. Passt er auf niemanden, bleibt er im Titel; passen zwei @name auf verschiedene Mitglieder, wird niemand zugewiesen und beide bleiben stehen.
Anhänge speichert tasks nicht. Die Aufgabe nennt ihre Dateinamen.

5. Bestätigung lesen

Je nach Einstellung antwortet tasks an die Adresse, von der die Mail kam: mit der Nummer und dem Link der neuen Aufgabe, oder mit dem Grund, warum keine entstanden ist. Unter E-Mail-Erfassung → Protokoll siehst Du jede Mail an diese Adresse und was aus ihr wurde.

Wenn es nicht klappt

Keine Aufgabe, keine Antwort: Der Absender steht nicht auf der Liste, oder die Mail hat die DMARC-Prüfung nicht bestanden. Das Protokoll zeigt den Grund.
Die Adresse ist in falsche Hände geraten: Wähle Adresse ersetzen. Die alte gilt sofort nicht mehr, Du bekommst eine neue.